¿Cuánto tiempo debe conservar las facturas de su empresa?

El mantenimiento de buenos registros comerciales puede mantener a una empresa sobre una base financiera firme y protegerla contra disputas con clientes y acreedores. También puede ayudar en la preparación de impuestos y en la defensa de auditorías fiscales, si es necesario. Aunque son sólo una pequeña parte del proceso de mantenimiento de registros, el seguimiento y archivo de facturas puede ayudar a equilibrar un presupuesto y a administrar las funciones de cuentas por pagar y cuentas por cobrar de su empresa.

Facturas a pagar

Cuando un proveedor, vendedor, contratista o prestador de servicios le envía una factura, registre la transacción en una copia impresa o en un programa o libro de contabilidad electrónico. Adjunte una copia de la solicitud de la orden de compra y el cheque o la documentación de transmisión electrónica. Si la factura se factura a un determinado individuo o departamento, anote esto en la factura para fines de seguimiento y mantenimiento de registros. Este proceso le ayudará con el presupuesto y le proporcionará prueba de pago, si lo necesita.

Facturas por cobrar

Cuando usted envía una factura a un cliente, registre la transacción y adjunte una copia del cheque o pago electrónico cuando lo reciba. Si tiene que enviar varias facturas de seguimiento antes de recibir el pago, adjunte cada documento subsiguiente al original para establecer un registro en papel. También incluya copias de la correspondencia con el cliente, tales como avisos de cargos por retraso o recordatorios de obligaciones contractuales.

Propósito de la conservación de las facturas

Guardar sus facturas puede ayudarle a probar la validez de los estados de ganancias y pérdidas con el Servicio de Impuestos Internos de España si es seleccionado para una auditoría, así como apoyar sus ganancias y deducciones reportadas. Tener un archivo de facturas también puede ayudar con la preparación de impuestos, el seguimiento de los gastos y el presupuesto general del negocio. Los registros financieros de todo tipo pueden ayudarle a evaluar y auto-auditar mejor su negocio para asegurar una planificación financiera y procedimientos contables sólidos.

Consejo: Utiliza un programa de facturación o similar, ya que de esta manera podrás almacenar mejor todas las facturas.

Tiempo de conservación de facturas

Se recomienda conservar las facturas que ayudarán a sustentar los ingresos o deducciones del negocio durante todo el plazo de prescripción para cuando los registros de impuestos puedan ser cambiados o revisados. Esto es generalmente de tres a siete años, dependiendo de las circunstancias. Usted puede optar por mantener los registros por más tiempo según la naturaleza de su negocio y sus relaciones individuales cliente/proveedor y acuerdos de pago. Por ejemplo, si tiene un contrato de 10 años con un cliente, mantener un registro de toda la contabilidad durante el período contractual puede ser beneficioso.